Jak motivovat zaměstnance k návratu do kanceláří?

Až donedávna jsme si vůbec nedokázali představit, že by mohla nastat doba, kdy budou zaměstnanci dlouhodobě pracovat ze svých domovů, a že tato skutečnost bude mít značný vliv na jejich ochotu vrátit se zpět do prostor společnosti. Jak s tím pracovat, aby se nevytratil týmový duch a firma mohla vzkvétat?

Firemní kultura, vnímání hodnot společnosti, pocit sounáležitosti, týmovost. To je jen hrstka z mnoha parametrů, které jsou pro řadu firem velmi důležité, sledují je a snaží se je ze všech sil podporovat. Atmosféra na pracovišti, spolupráce a týmový duch se dají velmi dobře budovat a podporovat při práci v kanceláři, jen velmi těžce se ale ovlivňují, když se zaměstnanci alespoň občas nepotkávají. Uvědomění si, že motivace k návratu se začíná pozvolna ve vaší firmě vytrácet, může být prvním důležitým krokem, který vyvolá diskusi na úrovni personálního oddělení a managementu, jak znovu podpořit a nastartovat celý tento proces.

Pracovní život se prostě změnil a je nutné na něj pohlížet jako na novou situaci, novou výzvu a na možnost nastavit věci znovu a jinak.

Jak s těmito novými výzvami tedy pracovat? Nabízíme několik tipů…

1. Změna perspektivy

Podívejte se na návrat do kanceláří očima zaměstnanců. Na začátku pandemie si museli nastavit nový režim práce z domova. Vybavení, organizaci práce, organizaci domácnosti, to vše pro ně bylo spojené se stresem a novými výzvami, které předtím řešit nemuseli. Návrat do kanceláří pro ně znamená nastavení dalšího nového režimu. To, co si mnoho z nich několik týdnů nebo měsíců budovalo, aby se jim doma pracovalo dobře, teď mají zase předělávat.

2. Fungoval by kompromis?

Ujasněte si, zda je možné ve vaší společnosti zavést nějaký hybridní model, který by vyhovoval oběma stranám. Je možné, aby část pracovního týdne strávili zaměstnanci v kanceláři a část týdne zůstali na home-office? Vyhovoval by tento model z hlediska vašich interních procesů? Je možné zaměstnancům vyjít vstříc? Můžete zkusit pilotní projekt na nějaké přechodné období a potom vyhodnotit jeho přínos?

3. Otázky, otázky, a další otázky

Nejlepší cestou, jak zjistit, co zaměstnanci chtějí nebo s jakými obavami se potýkají, je zeptat se jich. Co si vlastně zaměstnanci myslí o návratu do kanceláře? Jaký režim by preferovali, kdyby si mohli vybrat? Kolik dnů v týdnu by rádi strávili v kanceláři a kolik na home-office? Proč by do kanceláře chtěli chodit? A proč by naopak chtěli pracovat z domova? Čím důkladnější otázky budou, tím více informací k vyhodnocení a zohlednění získáte. Při vyšším počtu zaměstnanců zapojte i manažery jako mluvčí svých týmů.

4. Informované rozhodnutí

Pokud budete vědět, co zaměstnance motivuje zůstávat doma nebo co jsou věci, na které se v kanceláři těší, můžete s těmito informacemi dále pracovat. Finální rozhodnutí je samozřejmě na managementu, naslouchání zaměstnancům a jejich potřebám ale často přináší větší ochotu nezpochybňovat rozhodnutí managementu. Pokud zaměstnanci do kanceláře chtějí přijít, aby se s kolegy poradili o novém projektu nebo vyřešili dotazy, dejte jim k tomu v kanceláři prostor. Pokud chtějí v kanceláři spíš nerušeně pracovat, uvažujte o tichých zónách pro soustředěnou práci. Snažte se odstranit překážky a vytvořit bezpečný prostor nejen z hlediska fyzického, ale i mentálního.

Jak zajistit, aby se nevytratil týmový duch, spolupráce a pocit sounáležitosti s firemní kulturou?

Týmovou spolupráci těžko zařídíte pouze tím, že zaměstnance pošlete zpátky do kanceláře.

Zamyslete se nad tím, jak ji aktivně podpořit.

1. Poznejte a podpořte zájmy svých lidí

Mají zaměstnanci rádi sportovní aktivity? Uspořádejte sportovní odpoledne. Má spousta zaměstnanců rodiny? Ukažte jim, že to respektujete a pozvěte je na rodinné odpoledne s dětmi. Uspořádejte mezi týmy soutěž ve stylu honu za pokladem. Když budou týmy bojovat spolu, poznají své silné stránky. Soutěž proti někomu jinému navíc utuží jejich vztahy a týmovou sounáležitost. Jako tým můžete podpořit i nějaký charitativní projekt – společný běh pro dobrou věc, úklid parku nebo jiným způsobem pomoci potřebným.

2. Podpořte management

Podpořte zároveň i vedoucí týmů v tom, aby do týmové spolupráce a sounáležitosti investovali svůj čas a energii. Mnohonásobně se jim to vrátí. Role týmových vedoucích a dalších složek managementu je klíčová. Pokud zaměstnanci neuvidí svého vedoucího v kanceláři nebo při organizované týmové aktivitě, těžko je pro ni nadchne někdo jiný.

3. Vzájemná inspirace v týmech

Byli by zaměstnanci ochotni předávat dál nějaké své znalosti a dovednosti? Co takhle uspořádat například mini kurz projektového řízení s Petrem, krátkou lekci jógy s Lídou nebo kurz základů fotografování s Františkem? Zkuste zapojit i takovéto aktivity do fungování v kanceláři a ukažte zaměstnancům, že vzájemná inspirace na pracoviště patří.

Trpělivost růže přináší…

Vzpomeňte si, s jakými nástrahami a problémy jste se vy i vaši zaměstnanci potýkali při přechodu na režim práce z domova. Návrat do kanceláře v tomto ohledu není o moc jiný. Buďte tedy se zaměstnanci trpěliví, každou změnu snáší každý z nás jinak. S různou intenzitou i délkou přijetí.

Manažeři by svým podřízeným měli jít příkladem, myslete tedy i na ně. I manažeři jsou jen lidé, kteří se se změnou musí vypořádat. Pokud jim nový model dává smysl, je daleko jednodušší „prodat“ tuto myšlenku dál do všech úrovní. Zkuste tedy přemýšlet nad tím, co manažeři potřebují, aby pro ně bylo jednodušší se do kanceláře vrátit, a co potřebují, aby pro ně bylo jednodušší k návratu přimět i podřízené.

Komunikace o situaci a vytvoření prostoru pro otevřené sdílení návrhů by mohlo být dobrým začátkem, jak nastartovat návrat do kanceláří novým způsobem a zvýšit motivaci a ochotu ke změnám. Vzájemným nasloucháním a podporou různých možností může dojít ke znovunastolení důvěry, že společný návrat do kanceláře má smysl, a že prospívá nejen firmě, ale i zaměstnancům. Důvěra a bezpečné prostředí jsou totiž faktory, o kterých se sice moc nemluví, jsou ale pro každého člověka zásadní.